Conform prevederilor art. 6 aliniatul 1 a Legii nr. 246 din 15.11.2018, actele notariale se întocmesc în biroul notarului, în timpul zilelor lucrătoare şi programului de lucru afişat în incinta sediului biroului, dar există mai multe cazuri în care anumite categorii de persoane nu se pot prezenta la biroul notarial pentru a încheia actele notariale de care au nevoie.
Pentru astfel de cazuri, este disponibil serviciul de încheiere a actelor notariale în afara sediului biroului notarial, cu mențiunea că aceste deplasări ale notarului se efectuează în anumite condiții în limita competenței circumscripției teritoriale cu titlu de excepție și în mod justificat. Nerespecatrea acestor condiții va constitui temei juridic pentru ca notarul să refuze îndeplinirea actului notarial solicitat.
Pentru a analiza corect situațiile care constituie motiv temeinic încât să beneficieze de serviciile notariale în afara sediului, este necesar să stabilim scopul pentru care a fost introdusă această excepție – a veni în sprijinul unor persoane imobilizate, grav bolnave sau cu mobilitate redusă, persoane private de libertate ș.a.,
Notarul verifică dacă persoana pentru care se face deplasarea, dispune de capacitate de exercițiu și discernămînt, poate să-şi exprime în mod expres consimţămîntul, să conştientizeze acţiunile sale, să le dirijeze, fiind în stare să aprecieze efectele juridice ale actului notarial solicitat și ale acţiunilor sale la momentul întocmirii actului.
Realizarea actului notarial, redactarea și verificarea sa, precum și toate procedurile prealabile și ulterioare au loc doar în biroul notarial, asta însemnând că deplasarea notarială are ca scop doar luarea consimțământului celui care semnează în afara sediului biroului notarial. Dacă doriți deplasarea notarului în afara sediului biroului notarial, este foarte important să fiți sigur în privința solicitării actului notarial, deoarece notarul va face deplasarea cu actul gata redactat și nu se poate interveni cu nicio modificare la fața locului. Dacă vor fi necesare modificări ale actului, notarul va trebui să efectueze o altă deplasare.
Dacă optați pentru serviciul de încheiere a actelor notariale în deplasare, va trebui să rugați reprezentanții solicitantului să se prezinte la biroul notarial pentru a oferi toate detaliile referitoare la actele care urmează să fie întocmite. De asemenea, va trebui să fie prezentate toate documentele necesare, inclusiv o copie după actul de identitate al persoanei pentru care urmează să se efectueze deplasarea și o copie a actelor de identitate a martorilor dacă va fi cazul. După prezentarea acestor detalii și documente, se va face o programare pentru deplasare și se va întocmi actul la biroul notarial. Dacă la prima deplasare, solicitantul actului notarial consideră că actul nu corespunde cerințelor sale, modificările necesare se vor efectua la biroul notarial și va fi programată o altă deplasare.
În cazul în care solicitantul actului nu posedă limba română, sau este surdomut neștiutor de carte, consimțământul se va lua în prezența unui interpret autorizat, respectiv a unui interpret mimico-gestual autorizat.
În unele cazuri, pot fi necesari doi martori cu o poziție neutră care să asiste la momentul luării consimțământului clientului. Martorii sunt necesari dacă clientul suferă de anumite afecțiuni fizice, dacă nu poate să scrie și foarte important, cei doi martori nu trebuie să aibă interes direct sau indirect la semnarea actului și nu trebuie să facă parte din act.
Solicitanții actelor notariale realizate în afara sediului vor suporta cheltuieli aferente plății pentru actul solicitat, în funcție de factori, precum distanța deplasării, complexitatea actului, gradul de urgență etc.